“Veri sorumlusu ve veri işleyenin tespitinde göz önünde bulundurulması gereken hususlar

“Veri sorumlusu ve veri işleyenin tespitinde göz önünde bulundurulması gereken hususlar ile aydınlatma yükümlülüğünün kim tarafından yerine getirileceği”ne ilişkin Kişisel Verileri Koruma Kurulunun 30/01/2020 tarihli ve 2020/71 sayılı Karar Özeti

Karar Tarihi : 30/01/2020
Karar No : 2020/71
Konu Özeti : Veri sorumlusu ve veri işleyenin tespitinde göz önünde bulundurulması gereken hususlar ile aydınlatma yükümlülüğünün kim tarafından yerine getirileceği
  1. Bilindiği üzere, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun (Kanun) 3 üncü maddesinin birinci fıkrasının (ı) bendi uyarınca veri sorumlusu; “kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek ve tüzel kişi”yi ifade etmektedir. Bu çerçevede, kişisel verilerin işlenmesine ilişkin kararları alma, işleme faaliyetinin amacı, bu faaliyetin ne zaman başlayacağı kimler tarafından gerçekleştirileceği ve benzeri hususlarda karar verme yetkisi veri sorumlusuna aittir. Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen veri sorumlusu,  veri işleme faaliyetinin temel araçlarını ve amaçlarını; veri işlemenin “neden” ve “nasıl” olacağını belirlemektedir. Diğer bir deyişle, teknik ve organizasyona ait araçların belirlenmesi, veriye kimin erişeceği, hangi verilerin işleneceği, bu verilerin ne kadar süre tutulacağı, ne şekilde saklanacağı gibi veri işlemeye ilişkin temel unsurlar veri sorumlusu tarafından belirlenmektedir. Bununla birlikte veri sorumlusu, kişisel verilerin korunmasına yönelik mevzuata uyumla ilgili tedbirlerin alınmasından, veri işleyeni denetimden ve ilgili kişilerin haklarını kullanabilmesini sağlamaktan sorumludur. Veri sorumlusunun özerk ve bağımsız olması da önem arz etmektedir. Veri sorumlusu kimseden emir ve talimat almayan, bilakis bir başka kişiye veri işletmesi halinde bu hususta emir ve talimat veren, veri işleme süreçlerinin her anında serbestçe karar verme yetkisine sahip olan gerçek veya tüzel kişilerdir.

29’uncu Madde Çalışma Grubu’nun   veri sorumlusu ve veri işleyene yönelik yayınlamış olduğu 1/2010 sayılı tavsiye kararı uyarınca da veri sorumlusunun belirlenmesine yönelik çeşitli kriterler getirilmiştir. Benzer şekilde, Avrupa Veri Koruma Denetmeni tarafından 7 Kasım 2019 tarihli “2018/1725 Numaralı Tüzük Kapsamında Veri Sorumlusu, Veri İşleyen ve Müşterek Veri Sorumlusu Kılavuzu” yayımlanmıştır. Bu kılavuz, 29’uncu Madde Çalışma Grubu tavsiye kararı ile de örtüşmektedir. İlgili düzenlemelerde de Kanunla benzer veri sorumlusu tanımı yapılarak veri sorumlusu kavramı irdelenmiştir. Sayılan ulusal ve Avrupa Birliğinde mevcut tüm düzenlemelerin değerlendirilmesi ışığında, veri sorumlusunun tespiti için aşağıdaki hususlara kimin karar verdiği belirleyici olmakta, bu kapsamda söz konusu kriterlerin çoğunu gerçekleştirenler, veri sorumlusu olarak değerlendirilmektedir.

  • kişisel verilerin toplanması ve toplama yöntemi,
  • Toplanacak kişisel veri türleri,
  • Hangi bireylerin kişisel verilerinin toplanacağı,
  • Kişisel verinin işlenmesine ve kimin işleyeceğine karar verme,
  • İşleme faaliyetinin temel unsurlarına karar verme (hangi kişisel verilerin toplanacağı, toplanan verilerin hangi amaçlarla kullanılacağı ve ne şekilde işleneceği, verilerin ne kadar süreyle saklanacağı, veri saklama politikasının ne şekilde olacağı, verilere kimlerin erişme yetkisi olacağı, alıcıların kim olacağı gibi hususlar işlemenin temel unsurlarına örnek olarak gösterilebilir)
  • Toplanan verilerin paylaşılıp paylaşılmayacağı, paylaşılacaksa kiminle paylaşılacağı,
  • Kişisel verilerin işlenmesinde üst düzeyde, herhangi bir emir ve talimat almadan karar verebilme,
  • İlgili kişilerle doğrudan muhatap olma,
  • Kendi adına veri işleme faaliyetini yürütecek bir veri işleyen atama,
  • İşleme faaliyetinden menfaat sağlama.
  1. Veri işleyen ise,  Kanunun 3 üncü maddesinin birinci fıkrasının (ğ) bendinde “Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi” olarak tanımlanmıştır. Veri işleyenin faaliyetleri, veri işlemenin daha çok teknik kısımları ile ilgilidir. Kişisel verilerin işlenmesine ilişkin kararların alınması yetkisi ise veri sorumlusuna aittir. Veri işleyen, veri sorumlusu adına kişisel verileri işlemekte olup, veri sorumlusunun belirlemiş olduğu temel amaç ve araçlar ve veri sorumlusunun verdiği yetki doğrultusunda veri işleme faaliyetini gerçekleştirmektedir. Diğer bir deyişle veri işleyen, veri sorumlusunun çıkarlarını gözeten, kendisine verilen belirli görevleri aldığı talimatlar doğrultusunda yerine getirmekle yükümlü olan taraftır. Bu çerçevede, veri işleyenin verileri hukuka uygun olarak işlemesi veri sorumlusunun vermiş olduğu emir ve talimatlara uyduğu ölçüde gerçekleşecektir.

Belirtmekte fayda görülmektedir ki, veri sorumlusunun yetki vermesi halinde, veri işleyen veri işleme faaliyetleri esnasında önemli ölçüde bir özerkliğe sahip olabilir ve bu doğrultuda işleme faaliyetinin temel olmayan öğelerini de tanımlayabilir. Veri sorumlusu, kişisel verilerin kendi adına başka bir gerçek veya tüzel kişi veri işleyen tarafından işlenmesi halinde; alınan her türlü teknik ve idari tedbirler hususunda bu kişilerle birlikte müştereken sorumludur. Bununla birlikte veri sorumlusu, yapacağı kişisel veri işleme sözleşmesi ile;

  • Kişisel verilerin toplanması için hangi bilgi teknolojileri sistemlerinin veya diğer metotların kullanılacağı,
  • Kişisel verilerin hangi yöntemle saklanacağı,
  • Kişisel verilerin korunması için alınacak güvenlik önlemlerinin detayları,
  • Kişisel verilerin aktarımının hangi yöntemle yapılacağı,
  • Kişisel verilerin saklanmasına ilişkin sürelerin doğru uygulanabilmesi için kullanılacak metot,
  • Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesi yöntemleri

hususlarında karar verme yetkisini veri işleyene bırakabilir. Yani, özellikle bazı teknik konularda veri sorumlusunun menfaatlerine bağlı kalmak ve talimatlarına uymak koşuluyla, veri işleyen de bazı konularda karar verme yetkisini haiz olabilir. Diğer taraftan, veri işleyenin tespiti için genel itibariyle;

  • Kişisel veri işlemek için başkasından talimat alınması,
  • Kişisel verilerin kişilerden toplanması sürecinde karar verme yetkisine sahip olmamak,
  • Kişisel verilerin kullanım amaçlarının belirlenmemesi,
  • Verilerin ne şekilde ifşa olabileceğine, kimlerin bu verilere erişebileceğine karar verme yetkisine sahip olmamak,
  • Veri saklama sürecine karar verme yetkisine sahip olmamak,
  • Veri işlemenin sonuçlarından sorumlu olmaması,
  • Veri sorumlusu ile yapılacak sözleşme gibi yasal bağlayıcılığı olan anlaşmalar çerçevesinde veri sorumlusunun verdiği yetkiler çerçevesinde kişisel verilerin işlenmesine yönelik birtakım karar verme mekanizmalarının söz konusu olup olmadığı

hususları değerlendirilmek suretiyle yukarıda sayılanların çoğunun bulunması halinde veri işleme faaliyetini gerçekleştiren veri işleyen olarak kabul edilecektir.

  1. Öte yandan, Kanunun muhtelif hükümlerinde veri sorumlusuna birtakım yükümlülükler getirilmiştir. Bu yükümlülükler başlıca “aydınlatma yükümlülüğü, veri güvenliğine ilişkin yükümlülükler, ilgili kişiler tarafından yapılan başvuruların cevaplanması ve Kişisel Verileri Koruma Kurulunun (Kurul) kararlarının yerine getirilmesi yükümlülüğü, veri sorumluları siciline kaydolma yükümlülüğü” olarak sayılabilir. Kanun koyucu kişisel verileri işlenen ilgili kişilere bu verilerinin kim tarafından, hangi amaçlarla ve hukuki sebeplerle işlenebileceği, kimlere hangi amaçlarla aktarılabileceği hususunda bilgi talep etme hakkı tanımakta ve bu hususları, veri sorumlusunun aydınlatma yükümlülüğü kapsamında ele almaktadır. Buna göre veri sorumlusu, Kanunun 10 uncu maddesi çerçevesinde kişisel verilerin elde edilmesi sırasında bizzat veya yetkilendirdiği kişi aracılığıyla aşağıdaki bilgileri ilgili kişiye sağlamakla yükümlüdür:
  • Veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği,
  • Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği,
  • Kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği,
  • Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi,
  • 11 inci maddede sayılan diğer hakları.

Veri Sorumluları Siciline kayıt yükümlülüğünün bulunması durumunda aydınlatma yükümlülüğü çerçevesinde ilgili kişiye verilecek bilgiler, Sicile açıklanan bilgilerle uyumlu olmalıdır. Aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi, ilgili kişinin onayına tabi değildir. Tek taraflı bir beyanla aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilebilir. Aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirildiğinin ispatı ise veri sorumlusuna aittir. Ayrıca belirtmek gerekir ki, Kanunun 10 uncu maddesinde yer alan aydınlatma yükümlülüğü “Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ” (Aydınlatma Tebliği) hükümlerine uygun olarak yerine getirilmelidir. Her ne kadar aydınlatma yükümlülüğü veri sorumlusuna ait olsa da veri işleyene verdiği talimatlar doğrultusunda veri işleyen tarafından da aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilebileceği değerlendirilmektedir. Nitekim, Kanunun 10 uncu maddesinde “kişisel verilerin elde edilmesi sırasında veri sorumlusu veya yetkilendirdiği kişi aracılığıyla” denilmek suretiyle veri sorumlusuna aydınlatma yükümlülüğü konusunda iki seçenek tanınmıştır. Diğer bir deyişle, aydınlatma yükümlülüğünün bizzat veri sorumlusu tarafından mı yoksa yetkilendireceği kişi tarafından mı yerine getirileceği konusunda Kanun, veri sorumlusuna seçim hakkı tanımıştır.

Sonuç olarak; Kanunun 10 uncu maddesinde düzenlenen “aydınlatma yükümlülüğü” bizzat veri sorumlusu tarafından veya veri sorumlusunun yetkilendirdiği bir kişi tarafından yerine getirilebilir. Veri sorumlusu tarafından yetkilendirilen kişi de veri işleyen olabilir.

E-posta Girişi
E-Mükellef Girişi