e-Belge nedir, nasıl düzenlenir?

Dijital dönüşüm kapsamında belgeler elektronikleşiyor, e-belgeye dönüşüyor. Peki, e-belge sistemi tam olarak ne ifade ediyor? Bu yazımızda A’dan Z’ye e-belge uygulamalarını anlatıyoruz.

Hemen hemen her KOBİ’nin son yıllarda aşina olduğu bir kavram, e-belge. Kapsamı bir hayli geniş, adapte olması ise o denli hızlı. Elektronik belge denildiğinde hangi belgelerin ve uygulamaların bu kapsamda değerlendirildiği ise kimi zaman kafa karıştırıcı. O halde, şimdi e-belge ne demek birlikte inceleyelim.

Elektronik belge nedir?

Elektronik belge, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara göre elektronik ortamda oluşturulan belgelerin tümüdür.

GİB’in yayımladığı tebliğ kapsamında her geçen yıl e-belge kullanımı yaygınlaşmakta, özellikle zorunluluk kapsamında olan işletmeler geçişlerini tamamlayarak dijital dönüşümlerini başlatmaktalar.

e-Dönüşüm sürecini başlatanlar için süreç şöyle işler:

• İster zorunluluk kapsamında isterse de gönüllü olarak e-belge kullanımına başlayacak e-belge mükellefi olan işletmeler için GİB Portal, özel entegratör ve doğrudan entegrasyon olmak üzere 3 alternatif başvuru süreci söz konusudur.
• Mükellefler bu alternatiflerden birini seçerek başvuru işlemlerinizi tamamlayabilir ve e-belge kullanımına başlayabilirler.
• Mükellefler elektronik belge uygulamaları aracılığıyla GİB’in belirlediği standartlara uygun e-belgelerini hazırlar.
• Mükellefin hazırladığı e-belgeler GİB’e iletilir.
• Hazırlanan elektronik belge, GİB e belge portalı veya özel entegratör aracılığıyla müşteriye ulaştırılır.
• Hazırlanan e-belgenin kontrolünü GİB üzerinden e belge doğrulama ve e belge görüntüleyici sistemleri ile gerçekleştirmeniz mümkündür.

e-Belge ne işe yarar?

E-belge, elektronik belge anlamına gelir ve fiziksel bir kâğıt belge yerine dijital formatlarda oluşturulan, saklanan, paylaşılan ve işlenen belgeleri ifade eder. E-belgeler birçok farklı amaç için kullanılır.

Örneğin, e-belgeleri fiziksel olarak saklamanız gerekmez. Dijital ortamda e-belgenizin arşivini tutabilirsiniz. Elektronik belgeler, dijital ortamda saklandığı için hızlı ve kolay erişim sağlar. İhtiyaç duyulduğunda belgelere hızla ulaşabilirsiniz. Kolaylıkla e-fatura, e-arşiv fatura veya e-smm gönderebilir, fatura kabul edebilirsiniz.

e-Belge nerede kullanılır?

Elektronik belgeler, farklı sektörler ve iş dallarında çeşitli amaçlarla kullanılır. Belgenin türü ve kullanılma amacı, bu elektronik belgelerin öne çıkan özelliklerini belirler. Örneğin, e-Fatura ticarette fatura işlemleri için yoğun olarak kullanılırken, e-İrsaliye, mal nakliyesi ve lojistik alanında sıklıkla karşımıza çıkar.

e-Belge çeşitleri nelerdir?

e-Belge, geniş bir kavram ve içinde farklı türleri barındırıyor. Aşağıdaki listede e-belge türlerini bulabilirsiniz:

• e-Fatura: Faturanın elektronik ortamda düzenlenmiş halidir.
• e-Serbest meslek makbuzu: Serbest meslek makbuzunun elektronik ortamda hazırlanmış halidir.
• e-Arşiv fatura: Elektronik fatura sistemine dahil olmayan şirketlere ve son kullanıcıya iletilen elektronik fatura türüdür.
• e-İhracat faturası: Yurt dışına gerçekleştirilen ürün satışı karşılığında düzenlenen elektronik fatura türüdür.
• e-İrsaliye: Kağıt irsaliyenin elektronik halidir.
• e-Müstahsil makbuzu: Kağıt müstahsil makbuzu ile aynı hukuki niteliklere sahip olan e-müstahsil makbuzu, Gelir İdaresi Başkanlığı standartlarında dijital ortamda oluşturulmasını kapsayan uygulamadır.
• e-Defter: Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu gereğince tutulması zorunlu olan yevmiye ve büyük defterlerin belirtilen format ve standartlara göre elektronik dosya biçiminde hazırlanmasıdır.
• e-Gider pusulası: Kağıt ortamdaki gider pusulasının elektronik halidir.
• e-Bilet ve e-adisyon uygulamaları da e-belge kapsamında değerlendirilen elektronik belge türleri arasındadır.

e-Belge kullanımının sağladığı avantajlar nelerdir?

e-Belge oluşturmanın geleneksel yöntemlere göre iş kullanıcılarına pek çok önemli avantaj sunuyor. İşte bu avantajları daha ayrıntılı bir şekilde ele alalım:

• Zamandan ve yerden bağımsızlık: E-Fatura, E-İrsaliye, E-MM gibi elektronik belgeleri tek bir tıklamayla oluşturup alıcılara ulaştırabilme imkanı sunar. Geleneksel kağıt belgelerin ilgili yerlere ulaşması günler sürebilirken, E-Belge uygulamaları işletmelere büyük ölçüde zaman tasarrufu sağlar.

• Maliyet tasarrufu: Elektronik belgelerin düzenlenmesi, basım, gönderim ve arşivleme gibi maliyetleri ortadan kaldırır.

• Dijital arşivleme: E-Belge formatındaki belgeler, fiziksel arşivlere ihtiyaç duyulmadan dijital olarak arşivlenebilir. Bu, belgelerin kaybolma riskini en aza indirir ve hataların önüne geçer.

• Hızlı muhasebe süreçleri: Özellikle E-Fatura gibi elektronik belge uygulamalarını kullanan işletmeler, muhasebe süreçlerini hızlandırır. Hızlı fatura oluşturma ve iletimi sayesinde finansal işlemler sorunsuz bir şekilde yönetilebilir.

• Verimli kaynak yönetimi: E-Belge kullanmanın sunduğu avantajlar, şirket kaynaklarının daha etkili bir şekilde kullanılmasını sağlar.

• Çevre dostu yaklaşım: E-Belge uygulamaları, kağıt kullanımını azaltarak çevreye duyarlı bir yaklaşımı yansıtır.

E-Belgeler, iş süreçlerini modernize ederek işletmelere zaman, maliyet ve kaynak tasarrufu sağlar, aynı zamanda çevre dostu bir alternatif sunar.

e-Belge düzenlerken dikkat edilmesi gerekenler?

GİB’in belirlediği standartlara uygun ve eksiksiz bir şekilde e-belge hazırlanmalıdır. Mevzuata uygun şekilde hazırlanmamış veyahut hiç oluşturulmamış e-belgenin belli cezaları söz konusudur.

Bir takvim yılı içinde her bir belge nevine ilişkin olarak kesilecek toplam ceza 1.100.000 TL

2023 özel usulsüzlük cezaları ve tutarı şöyle:

 e-Belge mükellefleri kimlerdir?

e-Belge mükelleflerinin kapsamı GİB’in yaptığı son değişiklikle genişletilmiştir. e-Belge mükellefleri dendiğinde, e-fatura, e-arşiv, e-SMM ve e-irsaliye kesmek zorunda olan kimseler kastedilmektedir.

509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu tebliğinde yapılan değişikliklerle;

• e-Fatura uygulamasına zorunlu olarak geçişte, yıllık ciro limitleri düşürülmesi ile e-belge mükelleflerinin alanı da genişletildi.

Son düzenlemeye göre, brüt satış hasılatı 2021 hesap dönemi için 4 milyon, 2022 ve müteakip hesap dönemleri için 3 milyon TL ve üzeri olan mükelleflere,

• Kendi siteleri ya da internet satış platformları üzerinden veya her türlü elektronik ortamda mal veya hizmet satışı gerçekleştiren mükelleflerden, 2020 ve 2021 hesap dönemleri için 1 milyon TL, 2022 veya müteakip hesap dönemleri için 500 bin TL ve üzeri brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) olanlara,

• Gayrimenkul ve/veya motorlu taşıt, inşa, imal, alım, satım veya kiralama işlemlerini yapanlar ile bu işlemlere aracılık faaliyetinde bulunan mükelleflerden; 2020 ve 2021 hesap dönemleri için 1 milyon TL, 2022 veya müteakip hesap dönemleri için 500 bin TL ve üzeri brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) olanlara,

• Kültür ve Turizm Bakanlığı ile belediyelerden yatırım ve/veya işletme belgesi almak suretiyle konaklama hizmeti veren otel işletmelerine, e-fatura ve e-arşiv fatura uygulamalarına geçme zorunluluğu getirildi.

• e-İrsaliye uygulamasına zorunlu olarak dahil olması gereken mükelleflerin kapsamı genişletildi. e-Fatura uygulamasına kayıtlı olan ve 2022 yılı cirosu 10 milyon TL ve üzeri olan mükelleflerin 1 Temmuz 2023 tarihine kadar e-irsaliye uygulamasına geçişi zorunlu tutuldu.

• Yeni tebliğe göre e-arşiv fatura kesme standartlarında da değişikliğe gidildi. Aynı gün içerisinde vergi mükellefi olmayanlara kesilen faturaların toplam tutarı 5 bin TL’ye düşürülürken, vergi mükellefi olanlara kesilen faturalar için e-Arşiv Fatura düzenleme şartı GİB tarafından belirlenen fatura kesme sınırına eşitlendi. Bu sınır her yıl güncellenmekle birlikte, 2023 yılı için 4.400 TL’dir.

• “Döviz ve Kıymetli Maden Alım Belgesi” ile “Döviz ve Kıymetli Maden Satım Belgesi”nin de e-Döviz Alım/Satım Belgesi uygulaması kapsamında elektronik belge olarak (eDöviz ve Kıymetli Maden Alım/Satım Belgesi şeklinde) düzenlenebilmesi imkanı getirilmiştir. e-Gider pusulası uygulamasında düzenleyenin ayrıca kağıt çıktı üzerinde ıslak imza atma şartı kaldırıldı.

İhracatta e-belge kullanımı

İhracatta e-belge kullamı, elektronik ihracat faturası (e-ihracat faturası) ya da mikro ihracat faturası olarak karşımıza çıkar.

Bu e-belge türünde farklı senaryolara bağlı kullanım söz konusudur. Örneğin, sınır ötesi e-ticaret yapan bir mükellef iseniz alacağınız ödemelerle ilgili oluşturmanız gereken belge, e-ihracat faturasıdır.

Fakat, yurt dışına satışı yapılacak ürünün ağırlığı en fazla 300 kg veya ürün bedeli 15.000 Euro'dan az ise işlem mikro ihracat olarak kabul edilir. Bu durumda düzenlemeniz gereken belge, e-arşiv faturadır.

e-Belge uygulamaları için neden Paraşüt?

On binlerce KOBİ, e-belge çözümlerinde Paraşüt’ü tercih ediyor. Çünkü;

• Paraşüt kolay kullanımı ve basit arayüzü ile muhasebe bilgisi olmayan kişilerin dahi zorlanmadan ön muhasebelerini tutması, e-belge kullanımlarını rahatça gerçekleştirmesi için tasarlandı.
• Anahtar Teslim e-Belge hizmeti ile bir firma sahibinin hiç yerinden bile kalkmadan ve e belge başvuru adımlarıyla uğraşmadan dakikalar içinde e-belge kullanıcısı olmasını sağlıyor.
• Bir firma Paraşüt ile e-belge hizmetlerini kullanırken, ön muhasebesini yönetmesini sağlayacak özellikler sayesinde finansal verilerine her yerden ulaşabiliyor ve takip edebiliyor.
• Bilgiye ve desteğe ihtiyaç duyulan her an alanının uzmanı bir ekip bir telefon kadar yakınınızda oluyor!
• Paraşüt ile tahsilatlarını hızlandırıp tasarruf ediyorlar.

e-Arşiv Fatura (İnteraktif) nedir, nasıl kolaylık sağlar?

Paraşüt'ün yeni özelliği e-Arşiv Fatura (İnteraktif)e-fatura mükellefi olmadan e-arşiv fatura kesmenizi sağlıyor.
Yeni geliştirmemiz ile 4.400/5.000 TL ve üzeri faturalarınızı Paraşüt üzerinden e-arşiv faturası olarak düzenleyebilir, tüm fatura süreçlerini tek yerden yönetebilirsiniz.

e-Fatura kullanıcısı olmadan e-arşiv kesebilmek için gerekli olan başvuruyu Paraşüt üzerinden dakikalar içerisinde yapabilirsiniz. Hem de mali mühür ve e-imzaya gerek olmadan!

Kısacası e-belge geçişini Paraşüt ile yapan firmalar, işini avcunun içine alarak kontrol edebiliyor, e-belge kullanımının en pratik haliyle tanışıyorlar.

Siz de ister zorunlu ister gönüllü olarak e-belge kullanın, tercihinizi ön muhasebe programı Paraşüt’ten yana yapın.

Henüz Paraşüt abonesi değilseniz uygulamamızı 14 gün boyunca ücretsiz deneyebilirsiniz. Bunun için kredi kartı bilgileri bile gerekmeden aşağıdaki butona tıklayarak hesap oluşturmanız yeterli!

Ücretsiz Deneyin

Sıkça sorulan sorular

e-Belge hakkında merak edilen soruları sizin için hazırladık.

e-Belge tutarı nedir?

e-Belge tutarı, elektronik belge türüne, belge sayısına, kullanılan hizmet sağlayıcısına ve ek hizmetlere (örneğin, dijital arşivleme) göre farklılık gösterebilir. E-Belge tutarı, genellikle aylık veya yıllık bir abonelik ücreti şeklinde olabilir veya belirli belge başına bir ücret alınabilir.

İmzasız e-belge ne demek?

e-Belge doğrulama işlemi, belgenin kimliğini ve geçerliliğini doğrulamak için belgenin özel bir kod veya diğer tanımlayıcı bilgilerini kullanarak yetkili bir hizmet sağlayıcının veya resmi kurumun web sitesi üzerinden kolayca gerçekleştirilebilir. Bu hizmetler genellikle "Belge Sorgulama" veya benzeri bir başlık altında sunulur. Kullanıcılar, belgeyle ilişkilendirilmiş bilgileri girdikten sonra, belgenin geçerli veya geçersiz olduğu sonucunu alabilirler.

e-Belge görüntüleyici nedir?

e-Belge görüntüleyici, gelen faturaları bilgisayarınıza indirerek görüntülemenizi mümkün kılan bir yazılımdır. Bu yazılımı www.efatura.gov.tr web sitesinden kolayca temin edebilirsiniz.

e-Belge nasıl iptal edilir?

Temel e-Fatura, gönderen tarafından iptal edilebilir. E-Faturayı gönderen kişi veya kurum, e-Fatura iptali için resmi e-Fatura İptal Portalını kullanmalıdır.

E-Fatura İptal Portalına portal.efatura.gov.tr/FaturaIptal adresinden erişim sağlanır.