İşyerinde bulundurulması gereken bilgi ve belgeler, önem arz eden mali konular hk. bilgilendirme

İşyerinde bulundurulması gereken bilgi ve belgeler, önem arz eden mali

konular hk. bilgilendirme

a. İşyerinde bulundurulması gereken belgeler

Güncel ticaret, vergi ve iş mevzuatı kanunlarımıza göre işyerlerinde bulunması ve talep

olduğunda ibraz edilmesi gereken bilgi ve temel belgeler aşağıda sıralanmıştır. Ayrıca

mali açıdan aşağıdaki konularda önem arz etmekte olup, ticari faaliyetlerinizi

sürdürürken dikkate almanız gerekmektedir.

 Vergi Levhası işyerinde bulundurulmalıdır.

 “Bu işyerinde asgari ücret uygulanmaktadır” levhası işyerinde asılı bulunmalıdır.

 Belediye işyeri açma ruhsatı işlemleri tamamlanmalı ve işyerinde asılı bulunmalıdır.

Çevre temizlik vergisi beyannamesi ilk açılışta verilmeli ve her yıl ödenmelidir.

 Çalışanlara ait işçi özlük dosyası işyerinde düzenlenmeli, güncel olmalı ve işyerinde

bulundurulmalıdır.

 Çalışanlara ilişkin aylık sigorta hizmet belgesi her ay mali müşavirinizden talep

edilmeli ve işyerinde bulundurulmalıdır.

 Reklam ilan vergisi beyannamesi ve makbuzu her yıl ocak ayında bağlı

bulunduğunuz Belediye Başkanlığına ödenmeli ve makbuzu işyerinde bulunmalıdır.

 Sevk irsaliyesi ve fatura işyerinde bulundurulmalıdır.

b. Mali açıdan önem taşıyan başlıca konular:

 İşyeri açılış yoklaması sırasında şirketiniz ile ilgili bilgi ve belgeleri yanınızda

bulundurunuz. (İmza sirküleri, kaşe, kira kontratı, vergi levhası, mal ve sabit kıymet

alış faturaları)

 Fatura düzenlenirken içerik tam ve doğru olarak doldurulmalı, alıcının adı,

soyadı/unvanı, adresi, mükellef ise vergi dairesi VKN / TC No açık olarak yazılmalı,

satılan mal veya hizmetin cinsi ve miktarı/birimi belirtilmelidir.

 İşyerinden nihai tüketiciye yapılan belgeli satışlar haricindeki tüm emtia nakli için

mutlaka sevk irsaliyesi düzenlenmek zorundadır. Sevk irsaliyesinin üzerine fiili sevk

tarihi (irsaliyeli fatura kullanılıyorsa sevk saati, sevk ve düzenleme tarihi) bulunması

zorunludur. Sevk tarihinden itibaren 7 gün içinde sevk edilen malın faturası ay

atlamadan düzenlenmelidir.

 Vergi mükelleflerine düzenlenecek olan faturalarda KDV mutlaka ayrı olarak

gösterilmelidir.

 Teslimin yapıldığını ve alacağın doğmuş olduğunu ispatlamak için satış faturası

veya sevk irsaliyesinde alıcıya “Tam ve Noksansız Teslim Aldım” şeklinde not

yazdırılmalı, müşterinizin bizzat kendisi veya yetkilisi tarafından imzalanması

gerekmektedir. Alacağınızla ilgili ihtilaf halinde özellikle aranılmaktadır.

 İptal olan faturaların iptal nedenleri fatura üzerine yazılmalı ve aslı sureti ile birlikte

saklanmalıdır. Yazılan iptal nedeni kanuna aykırı olmamalıdır

 Sahte belge iddiası ile karşılaşmamak için fatura ödemelerinizi mutlaka banka / ptt

havalesi veya çek ile ödeme yolu tercih edilmelidir. Düzenlenecek olan çeklerde

unvan tam ve açık olmalı, çekin uygun bir yerine lehtarın vergi dairesi ve VKN / TC

no. yazılmalı, çekin fotokopisi alınmalıdır.

 İşletmeye işçi alınacağı hallerde çalışmaya başlamadan en az bir gün önce

Sigortalı İşe Giriş Bildirgesi kuruma verilmelidir. Her işçi için iş sözleşmesi yapılmalıdır.

Her işçi için sağlık raporu alınması gerekmektedir. İşçi özlük dosyasında belirtilen

tüm belgeler işçiden talep edilmelidir.

 İş kanununa göre işçiyi deneme süresi iki aydır. Bu deneme süresinde de işçi sigortalı

olmak zorundadır.

 İşçi işyerinde iş kazası geçirmesi halinde, ilgili kuruma takip eden 2 iş günü içinde

bilgi verilebilmesi için, aynı gün mali müşavirinize bilgi veriniz.

 İşçinin günlük mesai süresi 7.5 saat, haftalık ise 45 saattir. Fazla mesai ise günde en

fazla 3 saat yılda 90 saattir. Fazla mesai için işçinin önceden onayının alınması

şarttır.

 18 yaşını doldurmamış erkek veya her yaştaki kadın işçiler ağır ve tehlikeli işlerde

çalıştırılamaz. Gece postalarına kalamazlar.

 İş sağlığı ve güvenliği mevzuatı gereğince yerine getirilmesi gereken konuları,

işyerinizin özelliğine göre tespit edip, gereğini yerine getirmelisiniz.

 Ticari faaliyetlerinizi mümkün olduğunca belgeye dayalı olarak yönetmelisiniz. Bu

anlamda ticari ilişkilerde sözleşme yönetimi önemli bir hukuki işlem olarak dikkate

alınmalıdır.

 Düzenleyeceğiniz ve imzalayacağınız her belge için öncelikle hukuk

danışmanınızdan, sonrasında mali müşavirinizde onay alınız, bilgi veriniz.

 Muhasebenin sağlıklı yürütülebilmesi düzenli evrak akışına bağlıdır. İşletmenizle ilgili

gelir ve gider belgelerinin yanında banka ekstrelerinin, kredili satış belgelerinin, çek

senet bilgilerinin, cari hesap mutabakatlarının, stok – envanter bilgilerinin, ödeme

tahsilat makbuzlarının düzenli aralıklarla, en geç her ayın ilk haftası içerisinde mali

müşavirinize teslim etmeniz gerekmektedir.

 İşletmenize ait tüm belgelerde şirket unvanı tam ve doğru olarak yazılı olmalıdır.

Resmi doküman ve belgelerde TTK’nın emrettiği minimun bilgiler mutlaka

kullanılmalıdır.

 Resmi kuruluşlarda yapılacak olan sözleşmelerin tamamı şirket üzerinden

yapılmalıdır. (Telefon, elektrik, su vs…)

 İşletmenize gelen her türlü tebligatların şirket yetkili tarafında teslim alınması ve

gereğinin yapılabilmesi için 3 gün içinde mali müşavirinize veya ilgilisine

ulaştırmanızda büyük yarar vardır.

 Meslek mensupları, mali müşavirlerin emanet para almaları veya sizin adınıza

ödeme yapmaları yasaklanmıştır. Aksi halde meslek mensubu disiplin cezası

alacaktır.

 İşyeri adresiniz veya faaliyet konularınız vb. konularda bir değişiklik olduğu takdirde

gerekli müracaatların yapılabilmesi için meslek mensubuna en kısa zamanda bilgi

veriniz. İşletmenizin son mali durumu, işletmenizde kullanmanız gereken zorunlu

belgeler hakkında bilgi almak veya işletmenizi ilgilendiren mevzuat

değişikliklerinden haberdar olmak için en az ayda bir defa meslek mensubunu

ziyaret etmeye özen gösteriniz.

 Her türlü ödemeyi zamanında ve tam olarak yapmaya özen gösteriniz.